Порвать с бумагой - «Финансы и Банки»

Российские банки стараются свести к минимуму бумажный документооборот Банки во всем мире стремятся быть не только технологичными, но и экологичными. Экономят природные ресурсы – свет, воду, бумагу. Важные бизнес-процессы переводят в дистанционные каналы. Портал Банки.ру посмотрел, как обстоят дела с экологичностью и «безбумажностью» у российских кредитных организаций. Недавно японский банк Mizuho объявил о том, что планирует в 2015 году перейти на полностью безбумажную работу, да еще и откажется от большинства стационарных компьютеров. Сотрудников кредитная организация снабдит планшетами, на которых можно будет работать с документами, совершать банковские операции и даже говорить по видеосвязи. В банке уверены, что отказ от бумаги поможет сэкономить 1 млрд иен. У отечественных банков переход на электронный документооборот также идет полным ходом. Пусть пока мы еще далеки от «планшетного банка» и отказа от бумаги громоздких компьютеров, но определенные результаты уже есть. Делай ЭДО Как правило, банки начинают уводить в электронный вариант архивы, старые документы или бумаги, которые нужно хранить по закону, но которые вовсе не нужны в повседневной работе. «Использование в банке системы ЭДО началось в 2009 году, — рассказывает заместитель директора операционного департамента ВТБ 24 Валерий Мендус. — С помощью системы электронного документооборота мы прежде всего решали задачу управления архивом бумажных документов – клиентских досье». Изначально предполагалось, что с системой будут работать не более 25 пользователей – сотрудников архива, а количество документов – клиентских досье будет порядка 20 млн единиц. Но за шесть лет система ЭДО охватила более десяти функциональных блоков, в том числе ответы на запросы госорганов, архив документов по проблемным ссудам и др. По словам Валерия Мендуса, сегодня с системой активно работают несколько тысяч человек, а получить по запросу скан клиентского досье может практически любой из 30 тыс. сотрудников банка. В Банке Москвы автоматизацией документооборота начали заниматься еще в 1999 году, а внедрили в 2000-м. Основной побуждающей причиной к этому были затянутые сроки поиска и согласования документов. В течение первых двух лет система позволила автоматизировать процессы по обработке основных управленческих документов. Затем до 2006 года удалось перейти на применение электронной подписи при согласовании внутренних документов. C 2007 года автоматизирован процесс по обработке заявок на ипотеку. На данный момент система установлена в более чем 50 региональных подразделениях банка и на 2 800 рабочих местах. Если в начале внедрения это были в основном секретари, референты и помощники руководителей структурных подразделений, сегодня к системе подключены специалисты бизнес-подразделений и их руководители. «99% всех платежей корпоративных клиентов уже совершаются через систему «Банк – клиент», которая позволяет им удаленно распоряжаться своими счетами, без необходимости предоставлять бумажные платежные поручения, а банку – автоматически обрабатывать инструкции, – делится опытом руководитель операционно-технологической дирекции Ситибанка Ирина Косяченко. – Также система дает возможность формировать различные виды выписок и отчеты в электронном формате, которые ранее предоставлялись клиенту в бумажном виде». Подобный электронный обмен замещает порядка 100 тыс. операций на бумаге в месяц. При этом банк всячески стимулирует клиентов выбирать именно электронный канал обслуживания. «К примеру, каждый новый клиент подписывается на электронную выписку по e-mail или СМС автоматически при открытии счета, – рассказывает Ирина Косяченко. – Кроме того, мы постоянно добавляем новые функции в интернет-банк. В частности, наши клиенты могут выгрузить выписку в PDF-формате. Операции могут быть экспортированы в Excel. Клиенты могут запросить подтверждение операций на электронную почту. В режиме онлайн можно увеличить кредит без заполнения заявления и так далее». «Система электронного документооборота у нас работает уже несколько лет и затрагивает как документооборот внутри компании, так и внешний, клиентский», – рассказывает вице-президент банка «Европлан» Александр Михайлов. У «Европлана» дистанционная модель работы с клиентами, и для него электронный документооборот особенно актуален. «В большинстве случаев не нужно предоставлять в банк или получать из банка различные квитанции и бумажные платежные документы – все это оформляется в электронном виде и хранится в личном кабинете», – рассказывает эксперт. Письмо по пневмопочте Тем не менее полностью отказаться от бумажного документооборота пока невозможно. Любой банк в первую очередь подчиняется указаниям ЦБ РФ. Они, с одной стороны, упрощают (формализуют) банковскую деятельность, с другой – могут ограничивать банки по форме и порядку хранения документов. «Электронный документооборот, к сожалению, не означает, что документооборот «безбумажный», – комментирует директор департамента информационных технологий СБ Банка Максим Волков. – Но есть и позитивные моменты, в том числе и с подачи государства: Указание Банка России от 25 сентября 2009 года № 2346-У, позволяющее хранить ряд документов в электронном виде». В бумажном виде сегодня продолжают храниться досье клиентов. Банк обязан знать своих клиентов, и знания эти должны быть подтверждены документами. Тем не менее отдельные виды документов можно получить по электронным каналам и не требовать от клиента в бумажном виде. «Например, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП доступна через защищенные каналы Интернета, и клиент может не предоставлять ее на листе бумаги», – поясняет Максим Волков. Возможностей для обмена документами без необходимости вывода их на печать появляется все больше. Участники внешнеэкономической деятельности предоставляют сведения о валютных операциях в электронном виде, обмен с некоторыми государственными ведомствами успешно переведен на безбумажную основу. В частности, Федеральная налоговая служба полностью отказалась от пересылки требований и распоряжений в виде бумажных документов. В интернет-банке частные клиенты практически любое действие со средствами могут провести без использования бумажных документов. «В ближайших планах ВТБ 24 по развитию ЭДО – обеспечение возможности взаимоотношений клиента с банком на безбумажной основе, когда подписывается только один бумажный документ – соглашение об электронной подписи в качестве замены обычному автографу на бумаге», – говорит Валерий Мендус. А вот что касается автоматизации внутренних процессов и согласований, то здесь, уверены в банке, нужно действовать последовательно, и проводят эту работу постепенно. Это связано, в частности, с большой и разветвленной сетью ВТБ 24 (1 066 офисов). К слову, для тех документов, которые банки все же обязаны оформлять и хранить в бумажной форме, можно также воспользоваться разного рода системами автоматизации. К примеру, в головном офисе Московского Кредитного Банка работает пневмопочта, которая используется для оперативной передачи документов между менеджерами, работающими на трех этажах здания. Бумаги передаются с этажа на этаж по вертикальной трубе в специальных капсулах и поступают на рабочее место конкретного адресата. Скажем, если клиент пришел в отделение за картой, менеджеру достаточно передать соответствующие документы по пневмопочте сразу в кассу на третьем этаже, где клиент получит карту самостоятельно. Это довольно удобно и ускоряет процесс обслуживания. Экономим деньги, спасаем леса «Благодаря электронному документообороту мы можем позволить себе не закладывать в стоимость услуг расходы на содержание многочисленных отделений и колоссального штата сотрудников, что помогает экономить не только нам, но и нашим клиентам», – говорит президент банка «Европлан» Александр Михайлов. Показательные цифры приводит Валерий Мендус из ВТБ 24. «Первоначальное решение по автоматизации архива бумажных документов окупилось в течение первых двух с половиной месяцев эксплуатации, при затратах менее 5 миллионов рублей экономия составила более 40 миллионов рублей в год, – рассказывает он. – А внедрение технологии безбумажного хранения копий паспортов физических лиц позволил сэкономить порядка 27 миллионов рублей в год». По словам эксперта, электронная система согласования распоряжений на оплату позволила сократить среднее время согласования распоряжений по головному офису банка с семи дней до двух (при плановом сокращении на четыре часа). «Во многом такой оптимизации способствует реализованная в системе возможность согласования распоряжений с помощью мобильных устройств», – поясняет эксперт. Кроме того, банк экономит порядка 6,5 тыс. картриджей для лазерной техники, около 13 млн рублей. В Росбанке запускается проект по сбору бумаги и отправке ее на переработку. Там ожидают, что снижение затрат при внедрении в офисах этого проекта составит до 30% в связи с бесплатным вывозом бумаги в случае передачи определенного веса и, как следствие, снижением стоимости вывоза остальных смешанных отходов. Борьба за экономию бумаги, как правило, положительно сказывается на экологическом аспекте работы банков. Понятно, что это «капля в море», но если все финансовое сообщество будет работать в этом направлении, можно сэкономить не только деньги, но и природные ресурсы – деревья, воду, электроэнергию. К примеру, в ВТБ 24 подсчитали, что с момента внедрения ЭДО банк смог сэкономить 78 млн страниц бумаги. «Известно, что из одного дерева в среднем можно изготовить 8 350 страниц бумаги формата А4 (16,7 пачки), – говорит Валерий Мендус. – Приятно осознавать, что с помощью системы ЭДО банк сохранил 9 340 деревьев – целый лес!» Фаина ФИЛИНА, для