Банки избавляются от офисной бумаги - «Финансы»

говорил[/b] IT-директор банка Дэррил Уэст. «Финансы и Банки» спросил у крупных российских кредитных организаций, как им удается экономить на офисной бумаге и много ли процессов уже выведено в «цифру».

В Сбербанке сообщили, что кардинально пересмотрели подход к работе с документами, заменив бумажный документ на электронный и ручную подпись на электронную. При оформлении документов клиенту и сотруднику не нужно подписывать листы бумаги, документы изначально формируются и подписываются в электронном виде.

В настоящее время 40% операций в офисах банка проходит с применением безбумажной технологии

«Использование безбумажной технологии позволило Сбербанку исключить операционные ошибки при оформлении документов, сократить трудозатраты сотрудников на выявление и обработку операционных ошибок, сократить затраты на логистику и хранение бумажных документов, а также сократить потребление бумаги в клиентских офисах»,— рассказали в пресс-службе кредитной организации.

В Сбербанке не сообщили, сколько на этом удается сэкономить, однако указали на то, что в настоящее время 40% операций в офисах банка по всей стране проходит с применением безбумажной технологии.

Экономят на бумаге и ВТБ24. По словам директора финансового департамента банка Александра Меленкина, в текущем году ВТБ24 планово сократил расходы на закупку бумаги на 30%. Экономия бумаги в пачках в прошлом году составила 41% по сравнению с годом предыдущим, в этом году предполагается расход, аналогичный расходу в 2015 году. Этого удалось добиться введением лимитов расходования офисной бумаги.

«За счет перехода на электронный документооборот, запуска специального раздела сайта для нового клиента и рассылкой Welcome-email, что способствовало избавлению от всех бумажных вложений, нам удалось сократить расходы на 10%, а также нивелировать рост расценок за одну единицу пачки бумаги,— рассказывает Александр Меленкин.— В дальнейшем ВТБ24 также планирует оптимизировать расходы на бумагу за счет перевода других документов в электронный формат, а также увеличения объема полиграфической продукции в иных каналах, например через email-рассылки».

Если клиент хочет получать выписки в бумажном виде, с него взимается комиссия

Как рассказывают в ЮниКредит Банке, еще в 2015 году был начат переход с обычных печатных устройств на многофункциональные, которые позволяют сократить печать лишних документов и использовать бумагу более экономно, печатая не только с двух сторон, но и по несколько страниц на одном листе, используя мелкие шрифты и так далее.

В прошлом же году банк с помощью методологии Lean Six Sigma решил задачу сокращения печати выписок и приложений для юрлиц. «В результате клиент получает все эти документы бесплатно в электронном виде, а если он хочет продолжать получать выписки в бумажном виде, с него взимается комиссия,— рассказывают в банке.— После внедрения данного подхода банку удалось сократить количество используемой бумаги в несколько раз. Например, банк ежедневно использует на 20 коробок бумаги меньше, чем ранее, а высота стопки бумаги, сэкономленной за год, превысит километр!»

Расходы на закупку бумаги удалось сократить примерно на 25%

Также в банке ввели процедуру по онлайн-обработке бухгалтерских документов (счет-фактур, актов приемки и т. д.) В результате реализации проекта была не только увеличена скорость приема и утверждения документов, но и значительно сокращено количество печатных материалов.

Добились значительной экономии в этом году, по сравнению с годом прошлым, и в банке «Ренессанс-Кредит». По словам административного директора банка Максима Кириллова, расходы на закупку бумаги удалось сократить примерно на 25%. Это стало возможным благодаря оптимизации различных бизнес-процессов.

В СМП Банке постепенно переводят документооборот в электронный формат. «Если в прошлом году за период июнь-июль было израсходовано 1000 пачек бумаги, то в этом году за этот же период — около 900,— рассказывают в банке.— Объемы расходов пока изменяются незначительно. Тем не менее, мы ожидаем, что в скором времени объем потребления бумаги сократится… И изменения касаются не только внутреннего документооборота, но и внешнего — за счет развития интернет-банка для частных клиентов и дистанционных каналов обслуживания юрлиц».