Как работать с самозанятыми и ничего не нарушать? - «Финансы»

Одной из насущных задач, стоящих сегодня перед бизнесом, является обеспечение легального и продуктивного сотрудничества с самозанятыми. В своей авторской колонке я решила поделиться опытом того, как не наступить на грабли в этом вопросе, не получить претензии ФНС и построить взаимодействие, минимизировав риски.

Самозанятые — это физлица, самостоятельно оказывающие услуги или продающие товары и уплачивающие налог на профессиональный доход (НПД). Этот налог проще и ниже, чем у обычных компаний или индивидуальных предпринимателей.

Правовой статус самозанятых регулируется Федеральным законом от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (далее — ФЗ № 422).

Самозанятыми могут стать как граждане России, так и граждане стран Евразийского экономического союза (Беларуси, Казахстана, Армении, Кыргызстана), Украины, ДНР и ЛНР. Важно, чтобы они были налоговыми резидентами РФ и проводили большую часть года в России.

Виды деятельности, которыми могут заниматься самозанятые, весьма разнообразны: от оказания консультационных услуг до выполнения строительных работ. Статья 4 ФЗ № 422 устанавливает ограничения: в частности, самозанятым запрещено оказывать посреднические услуги и перепродавать чужие товары (за исключением товаров собственного производства). Ключевое условие — самозанятый оказывает услуги или выполняет работы лично, не привлекая наемных работников.

Юридические и финансовые риски при работе с самозанятыми

Для того чтобы избежать переквалификации договора с самозанятым в трудовой договор и, как следствие, штрафов, доначисления налогов, пеней и страховых взносов за весь период сотрудничества, важно тщательно подходить к вопросу оформления документов.

В противном случае компания рискует попасть в реестр работодателей, у которых будут выявлены факты нелегальной занятости, что влечет за собой повышенное внимание контролирующих органов, внеплановые проверки, трудности с получением мер господдержки, субсидий, льгот и грантов. Важно также учитывать репутационные риски, способные привести к потере клиентов и партнеров, а также к снижению инвестпривлекательности. Срок нахождения в реестре — 1 год.

На сегодня межведомственные комиссии, включающие представителей различных госструктур, анализируют обращения граждан и информацию о компаниях для выявления случаев подмены трудовых отношений договорами с самозанятыми. Они передают собранную информацию в прокуратуру и трудовую инспекцию для проведения проверок и принятия мер.

Признаки, по которым самозанятого могут признать вашим сотрудником

Опираясь на свой опыт, могу сказать, что при проверке сотрудничества с самозанятыми принимается во внимание совокупность факторов, указывающих на наличие трудовых отношений. При этом оценивается фактическое выполнение договора, а не только формальное соответствие его условиям.

ФНС обращает внимание на следующие основные признаки:

• Ежемесячные выплаты в фиксированной сумме могут расцениваться как признак зарплаты.


• Регистрация в качестве самозанятого непосредственно перед началом работы с компанией и отсутствие других заказчиков могут свидетельствовать об экономической зависимости и фактических трудовых отношениях.


• Подчинение внутреннему трудовому распорядку. Самозанятый должен самостоятельно определять график работы и методы выполнения задания. Обязанность посещать офис, участвовать в совещаниях может указывать на трудовые отношения.


• Наличие рабочего места, оборудования, предоставляемого заказчиком, может быть расценено как предоставление условий труда, характерных для трудовых отношений.


• Детальный контроль за процессом выполнения работы, требование согласовывать каждый шаг свидетельствуют о трудовых отношениях. Важен контроль результата, а не процесса.


• Самозанятый должен нести риск невыполнения задания или оказания услуг ненадлежащего качества. Если заказчик гарантирует оплату независимо от результата работы, это может быть признаком трудовых отношений.


• Если самозанятый выполняет работу, аналогичную работе штатного сотрудника, и при этом отсутствует организационная и экономическая целесообразность привлечения самозанятого.


• Длительный срок сотрудничества с одним и тем же самозанятым.

Важно отметить, что приведенные выше признаки не являются исчерпывающими, и при проверке учитывается совокупность всех обстоятельств дела

Где искать партнеров-самозанятых?

Не рекомендую искать самозанятых на сайтах, где обычно размещают вакансии для штатных сотрудников. Лучше использовать специализированные платформы для фрилансеров и самозанятых, например: «Самозанятые.рф» или «Самозанятость».

При выборе платформы для поиска самозанятых важно обязательно проверить: насколько давно и успешно работает компания-посредник, имеются ли долги, судебные и исполнительные производства, какой у нее статус на сайте налоговой службы. Рекомендую убедиться, что у платформы нет блокировки счетов или задолженностей перед государством.

Что нужно проверить у самозанятого?

Важно запросить справку, которая подтверждает статус самозанятого. Ее можно получить в приложении, где самозанятый платит налог, — «Мой налог» или «Свое дело». Проверить статус самозанятого можно на официальном сайте налоговой службы. Это позволит убедиться, что на дату заключения договора контрагент вправе применять режим НПД.

Целесообразно убедиться, что этот человек не является вашим действующим сотрудником, не работал у вас по трудовому договору в течение последних двух лет, и что вид деятельности самозанятого разрешен по закону и не попадает под ограничения.

Если самозанятый несовершеннолетний, важно проверить наличие письменного согласия родителей на его работу

Важно также проверить, что доход самозанятого не превышает 2,4 миллиона рублей в год и у самозанятого нет наемных работников.

Самозанятый иностранец должен иметь разрешение на временное проживание (РВП) или вид на жительство (ВНЖ), а также ИНН. Если вы как заказчик заключаете, прекращаете или расторгаете договор с самозанятым иностранцем, вы должны уведомить об этом местный орган МВД в течение 3 рабочих дней с даты заключения, прекращения или расторжения договора.

Ключевые элементы договора с самозанятым, необходимые для снижения риска переквалификации

С самозанятыми всегда заключают гражданско-правовой договор. Это может быть договор на продажу товаров, оказание услуг или выполнение работ.

Одним из факторов, привлекающих внимание налоговых органов при проверке отношений с самозанятыми, по моему опыту, является использование терминологии, характерной для трудовых отношений. Поэтому в договоре важно использовать терминологию, соответствующую гражданско-правовым отношениям, и исключать лексику, характерную для трудовых отношений. Например:

• «Работник», «зарплата», «оклад» — заменить на «исполнитель», «вознаграждение», «цена договора».


• «График работы», «рабочее время» — заменить на «сроки выполнения задания», «время оказания услуг».


• «Должностные инструкции», «служебные обязанности» — заменить на «техническое задание», «задание на оказание услуг».

В предмете договора лучше четко описать конкретное задание или услугу, а не процесс работы. Пример: «Разработка дизайн-макета рекламного буклета согласно техническому заданию» вместо «Осуществление дизайнерских услуг».

Важно установить четкие сроки сдачи работы или оказания услуги. Для этого разбить крупные проекты на этапы с конкретными датами завершения. Пример: «Исполнитель обязуется выполнить работу в срок до 15.07.2026 г.».

Целесообразно установить фиксированную цену за результат, а не почасовую оплату. Оплата должна производиться на расчетный счет самозанятого после подписания акта выполнения работ/оказания услуг, с обязательным указанием назначения платежа. Например, «Заказчик обязуется перечислить оплату на расчетный счет Исполнителя в течение трех рабочих дней с момента подписания акта выполнения работ/оказания услуг».

Обязательно нужно включить в договор обязанность самозанятого своевременно выдавать чеки и сообщать об утере статуса плательщика на профессиональный доход. Необходимо определить ответственность за неисполнение этой обязанности в виде штрафа и компенсации всех расходов Заказчика.

Недопустимые положения в договоре:

• Описание функционала по аналогии с должностной инструкцией.


• Указание конкретной даты выплаты (например, «оплата 20-го числа каждого месяца»).


• Ссылка на локальные акты. Самозанятый не должен соблюдать ЛНА, его не следует с ними знакомить.


• Указания на подчиненность.


• Указания на предоставление оборудования и одежды, рабочего места.


• Предоставление гарантий, предусмотренных Трудовым Кодексом РФ (предоставление и оплата отпуска, оплата больничного листа и т. п.).


• Требования от самозанятого соблюдать дисциплину, работать в определенные часы.

Вместо этого лучше указать на самостоятельность исполнителя в определении способов и методов выполнения задания, если иное не оговорено в техническом задании.

Какие закрывающие документы нужны от самозанятого?

Основной закрывающий документ от самозанятого — это чек, который формируется в приложении «Мой налог» после получения оплаты.

Чек подтверждает документально выполнение работы и получение оплаты и нужен для отчета перед налоговой — это доказательство того, что компания действительно работает с самозанятым, а не укрывается от уплаты налогов.

Последствия для Заказчика, если самозанятый не выдал чек:

• ФНС откажется признавать расходы, и при расчете налоговой базы Заказчик не сможет учесть в расходах вознаграждение, которое выплатил самозанятому.


• Штрафы за занижение базы налогообложения: 20% от налоговой недоимки. Если ФНС докажет умышленное занижение, то штраф увеличится до 40% от недоимки (ст. 122 НК РФ).


• Переквалификация отношений с самозанятым в трудовые. Тогда Заказчику придется выплачивать НДФЛ и страховые взносы за исполнителя за весь период сотрудничества. А трудовая инспекция выпишет штраф — до 100 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).


• Штрафы за грубое нарушение правил бухучета. За однократное нарушение размер штрафа — 10 000 рублей, за повторное — 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Последствия для самозанятого: если самозанятый не выдал чек впервые, то размер штрафа составит 20% от платежа. За повторное нарушение в течение полугода размер штрафа — 100% от полученной суммы (ст. 129.13 НК РФ).

Срок предоставления самозанятым чека установлен статьей 14 ФЗ от 27 ноября 2018 года № 422. Чек нужно сформировать и передать заказчику: в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа; а в случае расчета в безналичном порядке — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произошел расчет.

Если самозанятый пропал и не отправил чек, необходимо направить претензию и напомнить ему об ответственности. Если ответа на претензию нет, можно попробовать подать жалобу в налоговую. Сделать это можно через сайт ФНС или прийти лично в отделение инспекции.

В обращении важно указать данные компании, Ф. И. О. руководителя, причину обращения и приложить документы: переписку с самозанятым, договор, акт, счет — любые документы, которые у вас есть. Налоговики должны провести проверку, и исполнитель получит штраф за занижение налоговой базы, а компания — свой чек.

Акт оказания услуг самозанятым по общему правилу не требуется. Он нужен заказчику для подтверждения, что услуги были оказаны полностью, своевременно и надлежащим образом, и в целях избежания рисков переквалификации отношений в трудовые. Особенно акты необходимы, если договор заключен на длительное время, сложный проект с этапами, выплаты поводятся неоднократно.

Акт является документальным основанием для списания расходов и уменьшения налогооблагаемой базы, например, при расчете налога на прибыль. Подробное описание услуг в акте помогает доказать, что отношения не являются трудовыми, что снижает риски претензий со стороны ФНС.

Риски оплаты самозанятым на банковскую карту

Налоговая может расценить перевод на карту как выплату физическому лицу, не зарегистрированному в качестве самозанятого, и доначислить НДФЛ и страховые взносы.

Может также произойти блокировка карт из-за подозрительных операций (по закону № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»). Запрет устанавливается для человека, если сведения о нем или его банковские реквизиты находятся в специальной базе данных ЦБ о мошеннических операциях (она доступна всем банкам и правоохранительным органам).

Заблокировать карту может банк, если подозревает сомнительные транзакции, такие как многочисленные переводы от разных лиц или на необычно крупные суммы.

Как этого можно было бы избежать?

• Всегда оплачивать на расчетный счет самозанятого.


• В назначении платежа указывать максимально полную информацию: «Оплата по договору №… от… за (описание работ/услуг), чек самозанятого №… от…». Сохраните скриншот платежа.


• Даже при оплате на карту требовать предоставление чека от самозанятого.

Налоговая запросила пояснения

Если налоговая инспекция запросила пояснения, важно собрать все документы: договоры, акты выполненных работ, чеки, переписку с самозанятым (включая согласование работ и результатов). И проверить, что все документы соответствуют друг другу и подтверждают гражданско-правовой характер отношений.

Отвечать на вопросы рекомендую четко и по существу, не уклоняться от ответов, свои ответы подтверждать документами. Избегать формулировок, которые могут указывать на наличие трудовых отношений (например, «он работал у нас», «он выполнял наши задания»).

Важно предоставлять правдивую информацию, обман может повлечь за собой более серьезные последствия. Рекомендую проявлять готовность к сотрудничеству и предоставлению дополнительной информации.

Заключение

1. Важно оформлять договоры с самозанятыми. Перед заключением договора убедиться, что физическое лицо действительно зарегистрировано в качестве самозанятого. Регулярно проверять статус самозанятого.


2. Не стоит привлекать самозанятых для выполнения работ, которые фактически являются трудовыми обязанностями штатных сотрудников.


3. Оплачивать целесообразно только по факту выполненных работ / оказанных услуг.


4. Рекомендую получать чеки и акты выполнения работ / услуг от самозанятых.


5. Важно использовать расчетный счет самозанятого для оплаты.


6. Целесообразно внимательно относиться к оформлению документов и соблюдению законодательства.


7. Лучше сохранять все подтверждающие документы.

В сложных ситуациях можно всегда обращаться за консультацией к юристам и налоговым консультантам. Следуя этим рекомендациям, можно минимизировать риски при работе с самозанятыми.

Авторская колонка предназначена для информационных целей и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к юристам.